写字楼传统的门禁管理，是由商务楼物业安保人员负责对外来访客进行身份认证来管理人员出入。这种传统的管理方式存在效率低下、有效识别率低、可追溯性差、是否真实拜访不明等缺陷，同时对走廊通道、电梯等公共区域的管理也不是很完善，非法人员仍可通行。
为此，写字楼物业应当具备现代化的出入口智能通道闸机管理通道系统，对公共通道、电梯等都进行布防，使得出入的人员都需要进行严格的权限认证;同时由受访承租户负责外来访客的身份验证及相关授权操作，系统自动来访登记及授权信息以便查验，从而理清物业和承租户双方责任。
出入口通道闸机访客系统的组成包括：中心数据库服务器、访客自助发卡终端、承租户认证终端、进出闸机、物业管理终端、服务前台、警卫终端、身份证读卡器等部分组成。 首先是对访客的身份将由受访承租户来负责认证，这需要在大楼前台安装访客自助发卡终端。由承租户发送指令给自助发卡终端是否发卡给来访者，访客方能通过自助发卡终端录入个人影像信息，并依次取卡。卡片内写入了访客可以通过的闸机时间、次数、可以到达的电梯楼层、次数、时间等信息，访客持卡进行拜访。
另外，对公共区域与非公共区域之间的通道进行全面的布防，如在大厅前往电梯间的通道上安装全自动三辊闸、自动速通门(闸机)等设备。人员出入闸机时，需要刷卡进行严格的权限认证，并可触发抓拍通行人员图像信息在警卫管理终端处显示与保存。而且，出入口闸机还负责对外来访客卡片的自动回收操作。
物业管理中心可以通过管理软件按日期时间段等多种查找方式查询与自身相关的访客拜访记录，来访登记的内容包括：授权发卡时间、访客取卡时间、访客取卡时的影像信息、出入口闸机名称、出入口闸机的时间、卡片回收时间等。
前台服务终端主要负责对一些特殊访客的发卡管理，比如行动不便人士的发卡作业，由服务人员代替其与承租户进行来访事实确认，这个过程需要提供自助发卡终端相同的一些基本功能;对于提供VIP人士，如果不想采用访客刷卡通过，服务台可以通过管理系统暂时将某个指定区域的门闸区域控制管理功能关闭，等VIP通过后再将状态恢复到原来的安全管理状态。
而警卫终端可进行利用身份证读卡器读取卡片的有效性，包括系统密钥认证、卡扇区密码认证、卡扇区中的块密码认证、黑名单卡认证;可以实时显示入口访客通行信息。
物业管理终端则负责系统运行参数的设置，包括各种系统安全机制、密钥机制、通行机制、开闸机制、访客卡有效期等等一系列的系统运行参数。
